L’ufficio stampa è quella struttura che all’interno di una organizzazione si occupa della gestione dell’informazione verso l’esterno  rappresentando un ente, un’azienda, una struttura (pubblica o privata) o un singolo individuo in tutti i rapporti con il pubblico esterno quali media e clienti.

In una società complessa come la nostra, la conoscenza da parte di un individuo avviene spesso attraverso l’esperienza mediata dai mass media. È per questo motivo che il compito principale di un ufficio stampa consiste nella gestione dei rapporti con i mass media, anche se questo non deve far dimenticare che i destinatari ultimi dei messaggi sono sempre i cittadini.

La funzione principale di un ufficio stampa è quella di selezionare, filtrare e veicolare il flusso delle informazioni provenienti dall’interno dell’ente/organizzazione verso gli organi di informazione, per i quali, a sua volta, è il punto di riferimento. Ha quindi il compito di trasmettere le notizie in modo chiaro, attraverso i canali appropriati, nei tempi opportuni, raggiungendo i destinatari privilegiati del proprio messaggio.

Gli obiettivi sono: ottenere la migliore e più ampia visibilità possibile sui media, contribuire ad aumentare l’influenza, a rafforzare il prestigio, l’autorevolezza, a costruire un’immagine positiva dell’organizzazione o ente o azienda che si rappresenta e a consolidarla nel tempo.

I principali interlocutori dell’ufficio stampa sono: quotidiani, web, radio, tv, riviste, ecc. in grado di raggiungere precisi e circoscritti target di utenza così come il pubblico di massa in generale.
Nella gestione dei complessi e delicati rapporti con i mezzi di comunicazione di massa, l’addetto stampa deve essere sempre aggiornato sui cambiamenti nel panorama editoriale. E se è riuscito a instaurare solidi rapporti con i referenti dei vari media, può svolgere un’altra importante funzione: quella di interpretare i segnali che provengono dai mezzi di informazione, analizzando l’opinione che il mondo del giornalismo ha dell’azienda, ente o associazione di cui si occupa e tenendone conto nella scelta dei temi in agenda da affrontare nelle successive conferenze stampa.

L’ufficio stampa svolge molteplici attività tra le quali:

• organizzare la raccolta e l’archiviazione della documentazione di base inerente l’organizzazione, l’ente, l’azienda di cui si occupa (il piano di comunicazione, le strategie di sviluppo dell’ente, informazioni sui prodotti o servizi erogati, foto e immagini, video, ecc.);
• verificare fonti, notizie, riferimenti all’attività e reperire documentazione;
• individuare i punti di forza dell’organizzazione utili alla promozione della stessa;
• curare una serie di rapporti personali con giornalisti, addetti stampa, personaggi della politica, del sindacato, della cultura quali destinatari dell’informazione, dunque creare una rete di relazioni pubbliche ampia e personale;
• promuovere l’immagine, i prodotti, le attività dell’ente/azienda/personaggio pubblico per fidelizzare sempre più utenti, clienti, fans/elettori, inviando comunicati e materiali ai vari media;
• promuovere e organizzare particolari eventi, conferenze e manifestazioni;
• elaborare una rassegna stampa quotidiana e dei dossier tematici che raccolgono pubblicazioni inerenti l’organizzazione che si rappresenta o eventi/temi di interesse della stessa.

Gli strumenti di un ufficio stampa

Strumenti operativi

La necessità di dotarsi di un’adeguata strumentazione tecnico-operativa diventa condizione irrinunciabile per il lavoro di un ufficio stampa. Computer, telefono, fax, fotocopiatrice, televisore, registratore, radio, connessione ad almeno una agenzia di stampa, elenchi aggiornati di giornalisti, giornali e periodici essenziali, elenchi telefonici non dovrebbero mai mancare a un buon ufficio stampa.

Ma, oltre alle apparecchiature, l’addetto stampa per svolgere il suo lavoro deve saper comunicare attraverso:

• articoli di promozione;
• foto e immagini;
• mailing list;
• comunicato stampa;
• cartelle stampa;
• conferenza stampa;
• intervista;
• eventi;
• premi letterari, mostre, fiere.

Per finire andiamo a vedere quali sono gli elementi fondamentali da conoscere se si lavora in un ufficio stampa:

• L’area di distribuzione della notizia o evento;
• Per i periodici e i quotidiani, i tempi entro i quali inviare il comunicato affinché l’articolo possa essere pubblicato sul numero che circola nel periodo interessato. È importante capire di un periodico: i giorni che copre (es. dal lun. al ven.); la data precisa di uscita (da quando la notizia può essere effettivamente in circolazione ed è quindi visibile); la scadenza entro la quale si accettano ancora i comunicati.